📅 Sponsorhome reserveren

Gebruiksaanwijzing voor het reserveren van de Grote ruimte of Spreekruimte

📱 Scan om direct te reserveren

Richt je telefoon-camera op de QR-code hiernaast → je komt direct op het reserveringsformulier. Handig om aan je startscherm toe te voegen.

🏟 Zaterdagspelregels Spreekruimte

Op zaterdag reserveren veel teams kort na elkaar voor wedstrijdbesprekingen. Om iedereen de geplande tijd te geven, gelden er een paar afspraken:

1. Op tijd binnen, op tijd buiten. Een reservering van 12:00–12:20 betekent: binnen om 12:00, buiten om 12:20, zodat het volgende team direct erin kan.
2. Laat de ruimte netjes achter. Bij morsen: pak een geel doekje uit het keukentje.
3. Je bent verantwoordelijk voor de sleutel vanaf het moment dat je hem uit het kastje haalt tot je hem er weer in legt.
4. Direct een reservering na jou? Leg de sleutel na het openen meteen terug in het kastje — het volgende team pakt hem daar op. Alleen wie als laatste weggaat draait de deur op slot.
5. Cameratoezicht op het sleutelkastje en de toegang tot de Sponsorhome. Houd rekening met elkaar zodat iedereen z'n moment goed kan gebruiken. Bij herhaalde klachten kan een team zijn reserveringsrecht verliezen.

Zo werkt reserveren in 4 stappen

1. Vul het reserveringsformulier in — kies ruimte, datum, tijd en beschrijf kort je doel.
2. Klik op Reservering indienen. Je reservering is direct bevestigd en staat vast in de agenda. Geen goedkeuring vooraf.
3. Je krijgt een bevestigingsmail met (a) een agenda-bijlage (.ics), (b) een persoonlijke wijziglink, en (c) een knop voor de sleutelkastjecode waarmee je binnen kunt.
4. Op de dag zelf: klik in je bevestigingsmail op 🔑 Bekijk sleutelkastjecode, haal de sleutel op, gebruik de ruimte, leg de sleutel terug en draai de cijferschijven weer dicht.

1. Welke ruimtes kun je reserveren?

• Grote ruimte (SH-002) — voor grotere bijeenkomsten. Kan ook in twee helften gereserveerd worden (linker of rechter helft) als iemand tegelijk de andere helft mag gebruiken.
• Spreekruimte (SH-003) — voor kleinere afspraken.

2. Vóór je reserveert — bekijk eerst de agenda

Ga naar de agenda om te zien wanneer de ruimtes vrij of bezet zijn. Je ziet daar per week of maand:

• 🟢 Groen = Grote ruimte, 🔵 Blauw = Spreekruimte
• ◧ = linker helft, ◨ = rechter helft, 🟩 = hele ruimte (bij Grote ruimte)
• 🔁 = onderdeel van een terugkerende reservering

3. Reservering indienen

1. Ga naar het reserveringsformulier.
2. Kies de ruimte. Bij Grote ruimte verschijnt een extra keuze: hele ruimte, linker helft of rechter helft.
3. Kies de datum. Onder het datumveld verschijnt een tijdlijn met de beschikbaarheid.
4. Kies start- en eindtijd via de dropdowns (uur + per 10 minuten).
5. Vul je naam en e-mailadres in.
6. Telefoonnummer is optioneel, maar wél nodig als je nog digitale toegang tot de buitendeur (Bold) moet krijgen.
7. Beschrijf kort het doel.
8. Klik op Reservering indienen. Je bent klaar — reservering is direct bevestigd.

4. Je bevestigingsmail — belangrijkste onderdelen

Direct na het indienen krijg je een mail met vier belangrijke elementen:

a) 📋 Reserveringsgegevens (groen kader)

Naam, datum, tijd, ruimte, doel + je unieke reserveringsnummer (bv. RES-2026-042). Bewaar dit nummer voor eventuele vragen.

b) 🔑 Sleutel ophalen — knop naar sleutelkastjecode

De cijfercode voor het sleutelkastje staat niet direct in de mail. Je krijgt een knop die naar een aparte pagina leidt waar de actuele code op dat moment te zien is. Zo werkt dat:

• De code is zichtbaar vanaf 15 minuten vóór je reservering tot 15 minuten ná afloop.
• Buiten dat tijdsvenster: melding "Nog even geduld — beschikbaar vanaf [datum tijd]".
• De code verandert elke maandag rond 12:00. Bewaar dus geen oude code — check altijd via je knop.

c) 📅 Wijzigen of annuleren — persoonlijke knop

Kun je toch niet? Klik in je bevestigingsmail op ✏️ Wijzig of annuleer. Je komt op je eigen persoonlijke pagina waar je:

• Datum en/of tijd kunt wijzigen (met automatische controle op overlap met andere reserveringen)
• De reservering kunt annuleren met optionele reden

d) 📎 Agenda-bijlage (.ics)

Dubbelklik op de reservering_RES-...ics bijlage → je afspraak staat in je Google-, Apple- of Outlook-agenda inclusief tijd, locatie en link naar je wijzig-pagina.

5. Toegang tot de Sponsorhome

a) Heb je een Bold-sleutel voor de buitendeur?

Dan kun je gewoon binnen. Klik in je mail op 🔑 Bekijk sleutelkastjecode vlak voor je reservering en haal de sleutel voor jouw ruimte uit het kastje.

b) Heb je géén Bold-sleutel voor de buitendeur?

Geen probleem. De sleutelbeheerder ziet dat automatisch en stuurt je een tijdelijke Bold Smart Lock-uitnodiging voor de duur van je reservering. Je krijgt hier een aparte mail/WhatsApp over. Zorg dus dat je telefoonnummer klopt bij indienen.

c) Heb je zelf al een sleutel voor SH-002 of SH-003?

Dan zie je in je bevestigingsmail: "🔑 Je hebt eigen toegang — vergeet je sleutel niet mee te nemen." Je hoeft niet naar het sleutelkastje.

6. Het sleutelkastje in detail

Er hangen twee aparte sleutelkastjes rechts in de hal van de Sponsorhome:

• Eén kastje voor de Grote ruimte (SH-002)
• Eén kastje voor de Spreekruimte (SH-003)

Beide hebben een eigen 4-cijferige code die elke maandag rond 12:00 wordt vernieuwd. Je krijgt via je persoonlijke link alleen de code voor jouw gereserveerde ruimte.

Na afloop: heel belangrijk

7. Spelregels & waarschuwingssysteem

Om de Sponsorhome netjes en veilig te houden voor iedereen, gelden deze regels bij elke reservering:

• Je bent verantwoordelijk voor de sleutel vanaf het moment dat je hem uit het kastje haalt tot je hem er weer in legt.
• Doe de ruimte op slot als je weggaat.
• Komt er direct na jou nog iemand? Deur openlaten mag, maar leg de sleutel altijd meteen terug in het kastje.
• Draai de cijferschijfjes weer door elkaar zodat het kastje niet meer open kan.
• Laat de ruimte netjes achter — troep opruimen, stoelen terug, licht uit.

8. Halve ruimte — hoe werkt dat?

Bij de Grote ruimte kun je kiezen voor de hele ruimte óf een helft:

• Hele ruimte — blokkeert beide helften; niemand kan naast je reserveren
• Linker helft — anderen kunnen op dezelfde tijd de rechter helft nog reserveren
• Rechter helft — omgekeerd

Halve ruimtes zijn niet geluidsdicht. Kies alleen "halve ruimte" als je activiteit dat verdraagt. Voor vertrouwelijke gesprekken: kies de Spreekruimte of de hele Grote ruimte.

9. Beveiliging van je wijziglink en codelink

❓ Veelgestelde vragen

Vragen? Mail naar sleutelbeheer@vvbaronie.nl of app +32 456 720 052
Systeem door Diske Sleutelbeheer